uat sim paper outsorcing dan insourcing sim rudi setiawan

       I.            PENDAHULUAN

Perkembangan bisnis yang sangat pesat menuntut perusahaan untuk bisa beradaptasi dengan lingkunganya. Perusahaan dituntut oleh pemegang saham memberikan hasil yang maksimal sehingga  bisnisnya dapat berkembang, mempunyaid aya saing, bertahan dan maju. Untuk mencapai semua itu manajer perusahaan harus mempehitungkan beberapa faktor dalam mengelola pekerjaan operasional seperti faktor waktu, biaya , sumber daya dan lain sebagainya. Berdasarkan hasil survei dari 44 perusahaan yang di survei, dikatakan bahwa 73 % perusahaan yang ada menggunakan tenaga kerja outsource dalam kerja opersionalnya sedangkan sisanya tidak menggunkan tenaga kerja outsource. Dan dari 73 % tersebut, untuk bidang Information Teknologi menggunakan 60% tenaga kerja outsource

Perusahaan dapat memutuskan dalam pengembangan system informasinya menggunakan pendekatan outsourcing atau insourcing tergantung dari kebutuhan dana keingina pengguna harus bisa menidentifikasi apa yang menjadi kelebihan dan kekurangan pendekatan diatas. Perusahaan menggunakan outsourcing karana beberapa alasan, diantara dijelaskan pada gambar 1.

Gambar 1. Alasan Perusahaan Menggunakan Outsourcing

Pemilihan yang tepat akan memberikan hasil yang maksimal bagi perusahaan sehingga tujuan perusahaan akan tercapai. Penulis mencoba menjelaskan mengenai masing-masing pendekatan dalam hubungannya dengan pengembangan sistem informasi dalam suatu perusahaa.

 

    II.            TUJUAN PENULISAN

Penulisan ini bertujuan untuk :

  1. Mengetahui apa keuntungan dan kelemahan dari pengembangan system informasi secara outsircing dibadingkan dengan insourcing.
  2. Bagaimana pendekatan yang dilakukan oleh PT Bank Jabar Banten dalam hal IT

 III.            TINJAUAN PUSTAKA

2.1       Outsorcing

Menurut Beaumont dan Sohal, mengatakan bahwa outsourcing merupakan trend yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang terjadi akhir-akhir ini, sedangkan Gibson mengatakan bahwa outsourcing merupakan perpindahan rutinitas usahake sumber daya yang ada di luar, dab Brooks mengatakan bahwa outsourcing merupakan upaya untuk mendapatkan barang atas jasa dari supplier luar atau yang beroperasi di luar negri dalam rangka memotong biaya. Terakhir dilihat dari pandangan Bridges dikatakan bahwa ada 3 komponen dari outsourcing :

1).  IT, yang merupakan perkembangan dari teknologi informasi

2). Komunikasi, yang merupakan bagaimana bentuk dari kinerja suatu perusahaan berdasarkan lancar tidaknya komunikasi yang terjalin

 3). Struktur organisasi perusahaan.

Sehingga secara umum pengertian dari outsourcing menurut Emilia, Winarto, dan Arief adalah suatu pengalihan aktivitas perusahaan baik barang atai jasa ke perusahaan lain yang memiliki 3 komponen tersebut. Hubungan dalam dunia Information Technology adalah menurut Lee, IT outsourcing adalah kontrak tambahan dari sebagian atai keseluruhan fungsi IT dari perusahaan kepada pencari outsourcing external, Chen dan Perry mengatakan IT outsourcing merupakan pemanfaatan organisasi external untuk memproduksi atau membuat ketetapan jasa teknologi informasi. Jasa IT yang biasanya di outsourcing adalah jaringan, desktop, aplikasi dan web hosting. Carrie dan Indrajit membedakan IT outsourcing kedalam 4 bagian, yaitu

  1. Total Insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang dimiliki oleh pihak lain yang di pakai dalam jangka waktu tertentu
  2. Total Outsotrcing yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya kepada pihak lain baik hardware, software dan brainware.
  3. Selective sourcing, perusahaan memilah milah bagian mana yang akan diserahkan kepada pihak lain  dan bagian yang tidak diberikan tersebut akan dikelola oleh perusahaan sendiri.
  4. Defacto insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke prusahaan lain dikarenakan adanya latar belakang sejarah.

Pendekatan outsourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya. Berikut ini merupakan gambar diagram yang menunjukkan proses apa saja yang dilakukan dalam lewat cara outsourcing. 

Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada.  Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar. Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan outsourcing.

Hal yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam melilih outsurcing adalah sebagai berikut :

a)      Harga

b)      Reputasi yang baik dari pihak outsourcing provider

c)      Tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider outsourcing sesuai dengan yang dibutuhakan perusahaan

d)     Pihak provider perusahaan mengetahui bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan

e)      Pengalama pihak provider outsource

f)       Eksistensinya dll

            Adapun masalah yang terjadi ketika melakukan penggunaan outsourcing adalah sbb:

a)      Saat penentuan partner outsourcing

b)      Pelanggaran ketentuan outsourcing

c)      Pihak provider outsourcing sering memotong gaji para pekarja tanpa ada batasannya sehingga yang mereka terima menjadi sedikit karena berkurang lebih banyak

      Adapun resiko yang mungkin timbul diantaranya sebagai berikut :

a)      Legal

b)      Informasi merupakan asset berharga bagi perusahaan

c)      Dalam menetapkan strategi hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan IT outsorcing

d)     Maintaining the relationship

e)      Loss of flexibility

f)       Managerial control issue.

Adapun keuntungan dari penggunaan pendekatan outsourcing adalah.

  1. Perusahaan dapat lebih fokus pada hal yang lain, karena proyek telah diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan.
  2. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.
  3. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan untuk kedepannya.
  4. Biasanya perusahaan outsource sistem informasi pasti memiliki pekerja IT yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, dan juga penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. Jadi dengan menggunakan outsource, otomatis sistem yang dibangun telah dibundle dengan teknologi yang terbaru.
  5. Walaupun biaya untuk mengembangkan sistem secara outsource tergolong mahal, namun jika dibandingkan secara keseluruhan dengan pendekatan insourcing ataupun selfsourcing, outsourcing termasuk pendekatan dengan cost yang rendah.

Selain keunggulan diatas, pendekatan outsourcing juga memiliki beberapa kelemahan, kelemahan-kelemahan itu antara lain:

  1. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.
  2. Menurunkan kontrol perusahaan terhadap sistem informasi yang dikembangkan.
  3. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal.
  4. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk.

 

2.2       In-Sourcing 

Berbicara mengenai pembentukan sistem yang butuhkan dari satu divisi dimana sistem tersebut dibuat oleh divisi IT yang berada dalam 1 pohon yang sama atau perusahaan yang sama. Misalkan divisi Finance membutuhkan sistem ICT untuk di aplikasikan di dalam divisinya, pihak divisi IT membuatkan sistem tersebut untuk divisi Finance. Tetapi masih dalam 1 perusahaan. Insourcing merupakan kebalikan daripada outsourcing. Menurut Mary Amiti dan Shang-Jin Wei berdasarkan researchnya di katakan bahwa untuk di negara Amerika dan negara-negara industri lainnya perusahaan yang memakai insourcing lebih banyak daripada perusahaan yang menggunakan tenaga outsourcing, karena walaupun tenaga outsourcing berdasarkan hasil survey banyak perusahaan yang menggunakannya dan angkanya terus meningkat tetap saja masih lebih rendah di bandingkan dengan insourcing. Berdasarkan Rudy dan Mary di dalam www.accessmylibrary.com ada 4 pola dasar pada insourcing :

  1. Eksekutif senior menyuruh internal manager IT untuk memotong biaya
  2. Pihak IT manager meutuskan kontrak outsourcing yang banyak memiliki kekurangan
  3. IT Manager mepertahankan insoucring
  4. Eksekutif senior meneghaskan nilai dari IT

Pendekatan in-sourcing merupakan kebalikan dari out-sourcing. Jika out-sourcing melimpahkan pengerjaan proyek pada pihak ketika, in-sourcing mengembangan proyek dengan memanfaatkan spesialis IT dalam perusahaan tersebut. Contohnya perusahaan tekstil dari Jepang membuka perusahaan di Indonesia dengan alasan karena gaji orang Indonesia dapat lebih rendah dari gaji pegawai Jepang. Pada kasus ini perusahaan di Jepang melakukan out-sourcing sedangkan perusahaan Jepang yang ada di Indonesia melakukan in-sourcing.

Keuntungan pengembangan sistem informasi atau proyek lain dengan menggunakan pendekatan in-sourcing adalah :

  1. Perusahaan dapat mengontrol sistem informasinya sendiri.
  2. Biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya untuk pekerja outsource.
  3. Mengurangi biaya operasional perusahaan, seperti transport, dll.
  4. High deggre of control
  5. Memiliki kemampuan untuk melihat secara keseluruhan dari proses
  6. Lebih ekonomis dalam hal ruang lingkup dan ukuran

Selain keuntungan diatas, terdapat beberapa kelemahan menggunakan in-sourcing, yaitu :

1)         Perusahaan perlu memperhatikan masalah investasi dari pengembangan sistem informasi, jangan sampai pengembangan memakan waktu terlalu lama yang akan memangkas biaya lebih lagi.

2)         Membutuhkan investasi yang tinggi

3)         Supplier yang berpotensi memberikan produk dan layanan yang mahal

 IV.            PEMBAHASAN

PT Bank Jabar Banten sebagai perusahaan yang bergerak dalam dunia perbankan dituntu untuk dapat berdaptasi dengan perubahan lingkungan yang terjadi. Pemilik menginkan perusahaan memberikan kontrinusi yang maksimal mengacu pda visi dan misi perusahaan. Pada permulaannya untuk masalah IT, Perusahaan menggunakan perangkat dari luar dimana pegawai kita sebagai pengguna system tersebut dengan dibelaki pelatihan dari pihak vendor , tapi dalam perkembangnya perusahaan melakukan kebijakan dengan merektruk tenaga tenaga yang khusus dibidang IT yang selama ini dipegang oleh pegawai intern sehingga diharpak akan terjadi alih teknologi kepada para pegawai.

Dalam memilih kebijakan outsorcing, perusahaan mempunayai alas an sebagai berikut :

  1. Mengurangi biaya operational secara keseluruahan dibanding dengan mengembakn system informasi sendiri
  2. PT Bank Jabar Banten bisa lebih focus dalam bisnisnya yaitu bidang perbankan dengan dukungan IT pihak luar yang ahli dibidangnya.
  3. PT Bank Jabar Banten memperoleh sumber daya yang ahli yang tidak terdapat dalam perusahaan.
  4. Perusahaan mempunyai kesempatan untuk masuk ke dalam lingkunan yang lebih besar karena dintunjang oleh IT yang dipengang oleh ahlinya.

Dalam pemilihan vendor outsourcing IT, perusahaan melakukan kebijakan sebagai berikut :

  1. Pihak vendor mempunyai komitmen untuk memberikan kualitas pada pengguna
  2. Harga yang kompetitip sesuai dangan kemampuan perusahaan
  3. Vendor memiliki reputasi yang cukup bagus dan luas di bidang outsourcing IT, bukan merupakan vendor yang baru bermain.
  4. Cakupan sumber dayanya
  5. Lokasi atau jaringan kantor vendor yang mudah dalam arti bisa diakes dalam waktu yang tidak terlalu lama.

Selanjutnya PT Bank Jabar Banten dalam memilih vendor outsourcing IT melakukan seleksi dan evaluasi sehingga pemilihan Outsurcing IT memberikan hasil yang maksimal bagi perusahaan. Untuk menunjang hal tersebut pihak perusahaan melakukan hal hal sebagai berikut  :

  1. Manajem harus mengerti tujuan dan sasaran yang ingin dicapai berguna untuk meindentifikasi keinginan apa yang akan disampaikan kepada vendor sesusia dengan tujuannya
  2. Bagaimana strategi dari visi dan misi, apa yang menjadi harapan pemilik dituangkan dalam strategi untuk selanjutnya diterjemahkan kepada vendor
  3. Melakukan seleksi pada para vendor , diharapkan menemukan vendor yang sesuai dengan keinginan perusahaan dengan melakukan evaluasi masing masing vendor kelibuhan dan kekurangannya.

Kebijakan PT Bank Jabar Banten dalam perjalannya tidak hanya mengoutsource kegiatan yang berhubungan dengan IT, guna memenuhi kebutuhan manajemen perusahaan melakukan Outsource dibidang yang lain seperti : Sistem yang berhubungan dengan Sumber Daya Manusia, Program Kredit Skoring dan Sistem Informasi Debitur dll, dimana kita sebagai pengguna yang dibekali dengan pelatihan dari pihak vendor.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    V.            KESIMPULAN

Kebijakan perusahaan dalam menentukan apakah menggunakan outsourcing atau insourcing tergantung dari tergantung dari ruang lingkup, budget, resiko, tingkat kegunaan, dan sejauh mana kita memerlukannya. Kalau dilihat dari ruang lingkup, yaitu ruang lingkup perusahaan kita, ruang lingkup area kerja kita, dan ruang lingkup perusahaan kita. Kalau ruang lingkup itu tidaklah terlalu besar dan sangat sederhana, maka jalan insourcing adalah langkah yang terbaik yang ada. Tetapi kalau sudah mencakup area yang lebih luas lagi, mungkin outsourcing adalah jalannya, atau juga bisa menggunakan insourcing, sehingga fokus kegiatan bisnis kita bis lebih di fokuskan. Dilihat dari budget yang ada, kalau budget yang perusahaan miliki tidak teralu banyak, atau masih kalangan menengah ke bawah, ada baiknya kalau menggunakan insourcing demikian sebaliknya. Dilihat tingkat keguanaan , resiko dan sejauh mana berbandin lurus dengan kebijakan outsourcing yang diambil perusahaan semakin besar ukuran diatas perusahaan harus mempertimbangkan untuk menggunakan outsourcing.

PT Bank Jabar Banten mengambil kebijakan menggunakan outsourcing IT dan pada bidang lainnya yang mendukung operasional perusahaan dengan demikian perusahaan lebih focus pada bisnisnya di bidang perbankan sehingga apa yang menjadi keinginan pemilik bisa terpenuhi. Dalam pengambilan keputusan Outsorcing, perusahaan melakukan langkah langkah dengan melakukan seleksi vendor, menidentifikasi mengapa perusahaan melakukan outsourcing, memilih lingkup atau bidang yang akan dilakukan outsourcing dan melakukan indentifikasi terhadap visi dan misi yang dituangkan dalam strategi sehingga bisa diinformasikan kepada vendor apa yang menjadi keinginan pemilik. Itu semua dilakukan agar perusahaan berhasil dalam melakukan kebijakan outsourcing.   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 VI.            DAFTAR PUSTAKA

 

http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/

http://ferry1002.blog.binusian.org/?p=128

http://adabisnis.com/outsourcing-kan-pekerjaan-anda/

Lampiran blog dan komentar

 

 

 

 

 

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.