uat sim paper outsorcing dan insourcing sim rudi setiawan

       I.            PENDAHULUAN

Perkembangan bisnis yang sangat pesat menuntut perusahaan untuk bisa beradaptasi dengan lingkunganya. Perusahaan dituntut oleh pemegang saham memberikan hasil yang maksimal sehingga  bisnisnya dapat berkembang, mempunyaid aya saing, bertahan dan maju. Untuk mencapai semua itu manajer perusahaan harus mempehitungkan beberapa faktor dalam mengelola pekerjaan operasional seperti faktor waktu, biaya , sumber daya dan lain sebagainya. Berdasarkan hasil survei dari 44 perusahaan yang di survei, dikatakan bahwa 73 % perusahaan yang ada menggunakan tenaga kerja outsource dalam kerja opersionalnya sedangkan sisanya tidak menggunkan tenaga kerja outsource. Dan dari 73 % tersebut, untuk bidang Information Teknologi menggunakan 60% tenaga kerja outsource

Perusahaan dapat memutuskan dalam pengembangan system informasinya menggunakan pendekatan outsourcing atau insourcing tergantung dari kebutuhan dana keingina pengguna harus bisa menidentifikasi apa yang menjadi kelebihan dan kekurangan pendekatan diatas. Perusahaan menggunakan outsourcing karana beberapa alasan, diantara dijelaskan pada gambar 1.

Gambar 1. Alasan Perusahaan Menggunakan Outsourcing

Pemilihan yang tepat akan memberikan hasil yang maksimal bagi perusahaan sehingga tujuan perusahaan akan tercapai. Penulis mencoba menjelaskan mengenai masing-masing pendekatan dalam hubungannya dengan pengembangan sistem informasi dalam suatu perusahaa.

 

    II.            TUJUAN PENULISAN

Penulisan ini bertujuan untuk :

  1. Mengetahui apa keuntungan dan kelemahan dari pengembangan system informasi secara outsircing dibadingkan dengan insourcing.
  2. Bagaimana pendekatan yang dilakukan oleh PT Bank Jabar Banten dalam hal IT

 III.            TINJAUAN PUSTAKA

2.1       Outsorcing

Menurut Beaumont dan Sohal, mengatakan bahwa outsourcing merupakan trend yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang terjadi akhir-akhir ini, sedangkan Gibson mengatakan bahwa outsourcing merupakan perpindahan rutinitas usahake sumber daya yang ada di luar, dab Brooks mengatakan bahwa outsourcing merupakan upaya untuk mendapatkan barang atas jasa dari supplier luar atau yang beroperasi di luar negri dalam rangka memotong biaya. Terakhir dilihat dari pandangan Bridges dikatakan bahwa ada 3 komponen dari outsourcing :

1).  IT, yang merupakan perkembangan dari teknologi informasi

2). Komunikasi, yang merupakan bagaimana bentuk dari kinerja suatu perusahaan berdasarkan lancar tidaknya komunikasi yang terjalin

 3). Struktur organisasi perusahaan.

Sehingga secara umum pengertian dari outsourcing menurut Emilia, Winarto, dan Arief adalah suatu pengalihan aktivitas perusahaan baik barang atai jasa ke perusahaan lain yang memiliki 3 komponen tersebut. Hubungan dalam dunia Information Technology adalah menurut Lee, IT outsourcing adalah kontrak tambahan dari sebagian atai keseluruhan fungsi IT dari perusahaan kepada pencari outsourcing external, Chen dan Perry mengatakan IT outsourcing merupakan pemanfaatan organisasi external untuk memproduksi atau membuat ketetapan jasa teknologi informasi. Jasa IT yang biasanya di outsourcing adalah jaringan, desktop, aplikasi dan web hosting. Carrie dan Indrajit membedakan IT outsourcing kedalam 4 bagian, yaitu

  1. Total Insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang dimiliki oleh pihak lain yang di pakai dalam jangka waktu tertentu
  2. Total Outsotrcing yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya kepada pihak lain baik hardware, software dan brainware.
  3. Selective sourcing, perusahaan memilah milah bagian mana yang akan diserahkan kepada pihak lain  dan bagian yang tidak diberikan tersebut akan dikelola oleh perusahaan sendiri.
  4. Defacto insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke prusahaan lain dikarenakan adanya latar belakang sejarah.

Pendekatan outsourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya. Berikut ini merupakan gambar diagram yang menunjukkan proses apa saja yang dilakukan dalam lewat cara outsourcing. 

Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada.  Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar. Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan outsourcing.

Hal yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam melilih outsurcing adalah sebagai berikut :

a)      Harga

b)      Reputasi yang baik dari pihak outsourcing provider

c)      Tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider outsourcing sesuai dengan yang dibutuhakan perusahaan

d)     Pihak provider perusahaan mengetahui bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan

e)      Pengalama pihak provider outsource

f)       Eksistensinya dll

            Adapun masalah yang terjadi ketika melakukan penggunaan outsourcing adalah sbb:

a)      Saat penentuan partner outsourcing

b)      Pelanggaran ketentuan outsourcing

c)      Pihak provider outsourcing sering memotong gaji para pekarja tanpa ada batasannya sehingga yang mereka terima menjadi sedikit karena berkurang lebih banyak

      Adapun resiko yang mungkin timbul diantaranya sebagai berikut :

a)      Legal

b)      Informasi merupakan asset berharga bagi perusahaan

c)      Dalam menetapkan strategi hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan IT outsorcing

d)     Maintaining the relationship

e)      Loss of flexibility

f)       Managerial control issue.

Adapun keuntungan dari penggunaan pendekatan outsourcing adalah.

  1. Perusahaan dapat lebih fokus pada hal yang lain, karena proyek telah diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan.
  2. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.
  3. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan untuk kedepannya.
  4. Biasanya perusahaan outsource sistem informasi pasti memiliki pekerja IT yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, dan juga penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. Jadi dengan menggunakan outsource, otomatis sistem yang dibangun telah dibundle dengan teknologi yang terbaru.
  5. Walaupun biaya untuk mengembangkan sistem secara outsource tergolong mahal, namun jika dibandingkan secara keseluruhan dengan pendekatan insourcing ataupun selfsourcing, outsourcing termasuk pendekatan dengan cost yang rendah.

Selain keunggulan diatas, pendekatan outsourcing juga memiliki beberapa kelemahan, kelemahan-kelemahan itu antara lain:

  1. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.
  2. Menurunkan kontrol perusahaan terhadap sistem informasi yang dikembangkan.
  3. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal.
  4. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk.

 

2.2       In-Sourcing 

Berbicara mengenai pembentukan sistem yang butuhkan dari satu divisi dimana sistem tersebut dibuat oleh divisi IT yang berada dalam 1 pohon yang sama atau perusahaan yang sama. Misalkan divisi Finance membutuhkan sistem ICT untuk di aplikasikan di dalam divisinya, pihak divisi IT membuatkan sistem tersebut untuk divisi Finance. Tetapi masih dalam 1 perusahaan. Insourcing merupakan kebalikan daripada outsourcing. Menurut Mary Amiti dan Shang-Jin Wei berdasarkan researchnya di katakan bahwa untuk di negara Amerika dan negara-negara industri lainnya perusahaan yang memakai insourcing lebih banyak daripada perusahaan yang menggunakan tenaga outsourcing, karena walaupun tenaga outsourcing berdasarkan hasil survey banyak perusahaan yang menggunakannya dan angkanya terus meningkat tetap saja masih lebih rendah di bandingkan dengan insourcing. Berdasarkan Rudy dan Mary di dalam www.accessmylibrary.com ada 4 pola dasar pada insourcing :

  1. Eksekutif senior menyuruh internal manager IT untuk memotong biaya
  2. Pihak IT manager meutuskan kontrak outsourcing yang banyak memiliki kekurangan
  3. IT Manager mepertahankan insoucring
  4. Eksekutif senior meneghaskan nilai dari IT

Pendekatan in-sourcing merupakan kebalikan dari out-sourcing. Jika out-sourcing melimpahkan pengerjaan proyek pada pihak ketika, in-sourcing mengembangan proyek dengan memanfaatkan spesialis IT dalam perusahaan tersebut. Contohnya perusahaan tekstil dari Jepang membuka perusahaan di Indonesia dengan alasan karena gaji orang Indonesia dapat lebih rendah dari gaji pegawai Jepang. Pada kasus ini perusahaan di Jepang melakukan out-sourcing sedangkan perusahaan Jepang yang ada di Indonesia melakukan in-sourcing.

Keuntungan pengembangan sistem informasi atau proyek lain dengan menggunakan pendekatan in-sourcing adalah :

  1. Perusahaan dapat mengontrol sistem informasinya sendiri.
  2. Biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya untuk pekerja outsource.
  3. Mengurangi biaya operasional perusahaan, seperti transport, dll.
  4. High deggre of control
  5. Memiliki kemampuan untuk melihat secara keseluruhan dari proses
  6. Lebih ekonomis dalam hal ruang lingkup dan ukuran

Selain keuntungan diatas, terdapat beberapa kelemahan menggunakan in-sourcing, yaitu :

1)         Perusahaan perlu memperhatikan masalah investasi dari pengembangan sistem informasi, jangan sampai pengembangan memakan waktu terlalu lama yang akan memangkas biaya lebih lagi.

2)         Membutuhkan investasi yang tinggi

3)         Supplier yang berpotensi memberikan produk dan layanan yang mahal

 IV.            PEMBAHASAN

PT Bank Jabar Banten sebagai perusahaan yang bergerak dalam dunia perbankan dituntu untuk dapat berdaptasi dengan perubahan lingkungan yang terjadi. Pemilik menginkan perusahaan memberikan kontrinusi yang maksimal mengacu pda visi dan misi perusahaan. Pada permulaannya untuk masalah IT, Perusahaan menggunakan perangkat dari luar dimana pegawai kita sebagai pengguna system tersebut dengan dibelaki pelatihan dari pihak vendor , tapi dalam perkembangnya perusahaan melakukan kebijakan dengan merektruk tenaga tenaga yang khusus dibidang IT yang selama ini dipegang oleh pegawai intern sehingga diharpak akan terjadi alih teknologi kepada para pegawai.

Dalam memilih kebijakan outsorcing, perusahaan mempunayai alas an sebagai berikut :

  1. Mengurangi biaya operational secara keseluruahan dibanding dengan mengembakn system informasi sendiri
  2. PT Bank Jabar Banten bisa lebih focus dalam bisnisnya yaitu bidang perbankan dengan dukungan IT pihak luar yang ahli dibidangnya.
  3. PT Bank Jabar Banten memperoleh sumber daya yang ahli yang tidak terdapat dalam perusahaan.
  4. Perusahaan mempunyai kesempatan untuk masuk ke dalam lingkunan yang lebih besar karena dintunjang oleh IT yang dipengang oleh ahlinya.

Dalam pemilihan vendor outsourcing IT, perusahaan melakukan kebijakan sebagai berikut :

  1. Pihak vendor mempunyai komitmen untuk memberikan kualitas pada pengguna
  2. Harga yang kompetitip sesuai dangan kemampuan perusahaan
  3. Vendor memiliki reputasi yang cukup bagus dan luas di bidang outsourcing IT, bukan merupakan vendor yang baru bermain.
  4. Cakupan sumber dayanya
  5. Lokasi atau jaringan kantor vendor yang mudah dalam arti bisa diakes dalam waktu yang tidak terlalu lama.

Selanjutnya PT Bank Jabar Banten dalam memilih vendor outsourcing IT melakukan seleksi dan evaluasi sehingga pemilihan Outsurcing IT memberikan hasil yang maksimal bagi perusahaan. Untuk menunjang hal tersebut pihak perusahaan melakukan hal hal sebagai berikut  :

  1. Manajem harus mengerti tujuan dan sasaran yang ingin dicapai berguna untuk meindentifikasi keinginan apa yang akan disampaikan kepada vendor sesusia dengan tujuannya
  2. Bagaimana strategi dari visi dan misi, apa yang menjadi harapan pemilik dituangkan dalam strategi untuk selanjutnya diterjemahkan kepada vendor
  3. Melakukan seleksi pada para vendor , diharapkan menemukan vendor yang sesuai dengan keinginan perusahaan dengan melakukan evaluasi masing masing vendor kelibuhan dan kekurangannya.

Kebijakan PT Bank Jabar Banten dalam perjalannya tidak hanya mengoutsource kegiatan yang berhubungan dengan IT, guna memenuhi kebutuhan manajemen perusahaan melakukan Outsource dibidang yang lain seperti : Sistem yang berhubungan dengan Sumber Daya Manusia, Program Kredit Skoring dan Sistem Informasi Debitur dll, dimana kita sebagai pengguna yang dibekali dengan pelatihan dari pihak vendor.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    V.            KESIMPULAN

Kebijakan perusahaan dalam menentukan apakah menggunakan outsourcing atau insourcing tergantung dari tergantung dari ruang lingkup, budget, resiko, tingkat kegunaan, dan sejauh mana kita memerlukannya. Kalau dilihat dari ruang lingkup, yaitu ruang lingkup perusahaan kita, ruang lingkup area kerja kita, dan ruang lingkup perusahaan kita. Kalau ruang lingkup itu tidaklah terlalu besar dan sangat sederhana, maka jalan insourcing adalah langkah yang terbaik yang ada. Tetapi kalau sudah mencakup area yang lebih luas lagi, mungkin outsourcing adalah jalannya, atau juga bisa menggunakan insourcing, sehingga fokus kegiatan bisnis kita bis lebih di fokuskan. Dilihat dari budget yang ada, kalau budget yang perusahaan miliki tidak teralu banyak, atau masih kalangan menengah ke bawah, ada baiknya kalau menggunakan insourcing demikian sebaliknya. Dilihat tingkat keguanaan , resiko dan sejauh mana berbandin lurus dengan kebijakan outsourcing yang diambil perusahaan semakin besar ukuran diatas perusahaan harus mempertimbangkan untuk menggunakan outsourcing.

PT Bank Jabar Banten mengambil kebijakan menggunakan outsourcing IT dan pada bidang lainnya yang mendukung operasional perusahaan dengan demikian perusahaan lebih focus pada bisnisnya di bidang perbankan sehingga apa yang menjadi keinginan pemilik bisa terpenuhi. Dalam pengambilan keputusan Outsorcing, perusahaan melakukan langkah langkah dengan melakukan seleksi vendor, menidentifikasi mengapa perusahaan melakukan outsourcing, memilih lingkup atau bidang yang akan dilakukan outsourcing dan melakukan indentifikasi terhadap visi dan misi yang dituangkan dalam strategi sehingga bisa diinformasikan kepada vendor apa yang menjadi keinginan pemilik. Itu semua dilakukan agar perusahaan berhasil dalam melakukan kebijakan outsourcing.   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 VI.            DAFTAR PUSTAKA

 

http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/

http://ferry1002.blog.binusian.org/?p=128

http://adabisnis.com/outsourcing-kan-pekerjaan-anda/

Lampiran blog dan komentar

 

 

 

 

 

Posted in Uncategorized | Comments Off on uat sim paper outsorcing dan insourcing sim rudi setiawan

uat sim rudi setiawan

  1. 1.      Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi ?Jelaskan !

1)        Pengembangan Software

Pengembangan perangkat lunak (software) mengacu pada kerangka yang digunakan untuk struktur, merencanakan, dan mengontrol proses pengembangan sistem informasi.

Kerangka metodologi pengembangan perangkat lunak terdiri dari:

  1. Sebuah filosofi pengembangan perangkat lunak, dengan pendekatan proses pengembangan perangkat lunak
  2. Beberapa alat, model dan metode, untuk membantu dalam proses pengembangan software.

Dalam pengembangan software , software yang berkualitas (ISO 9126) harus mencakup sebagi berikut :

  1. Functionality
  2. Usability, memberikan ketertarikan pada pengguna
  3. Softaware bisa dimaintanance, dengan tahapan sebagai berikut pelihara kemudian analisi dan selanjutnya dokumentasi
  4. Profitability, mudah untuk dilakukan instalasi
  5. Reabilty, mampu untuk melaksanakan sesuai dengan pengembangan fungsi yang diharapkan
  6. Efisiensi

Karakteristik Software

Software merupakan elemen sistem yang bersifat logikal, karakterisktik software diantaranya :

a)      Software dibangun/direncanakan, bukan barang pabrikan dalam artian umum Walaupun sepertinya ada kesamaan antara Pengembangan software (software development ) dan pembuatan hardware (hardware manufacture ), tetapi kedua aktivitas ini secara mendasar sangat berbeda.

b)      Software tidak lekang oleh waktu Hardware dapat habis dimakan waktu (wear out), dan ketika terjadi kerusakan atau kesalahan pada hardware, yang dapat dilakukan adalah dengan mengganti bagian yang rusak dengan yang baru, tetapi hal tersebut tidak berlaku dalam software.

c)      Kebanyakan software merupakan `custom-builts` dari pada dibuat untuk suatu kepentingan tertentu Jika dalam perancangan suatu hardware seorang perancang cukup menggambarkan rancangannya, kemudian membangun/membuat hardware yang dimaksud, tetapi tidak demikian dengan software, tidak ada gambar yang dapat mendeskripsikan komponen software

Model proses secara umum dalam pengembangan software.

a)      The waterfall model, memisahkan dan membedakan tahapan-tahapan spesifikasi  dan pengembangan

  • Requirements analysis and definition, merupakan layanan, batasan dan tujuan dari sistem yang dibuat dengan mengkonsultasikannya bersama para pengguna sistem.
  • System and software design, proses desain sistem membagi kebutuhan sistem akan software dan hardware.
  • Implementation and unit testing, selama tahapan ini, desain software direalisasikan sebagai sekumpulan program atau unit program.
  • Integration and system testing, unit-unit program individual digabungkan (integrated) dan diujicoba (tested) sebagai sebuah sistem lengkap untuk memastikan bahwa kebutuhan-kebutuhan software telah terpenuh.
  • Operation and maintenance, biasanya tahapan ini merupakan tahapan terpanjang dalam lifecycle. Sistem di-install dan digunakan secara praktikal.

b)      Evolutionary development, specifikasi dan pengembangan saling berselakan Terdapat 2 macam pendekatan :

ü  Exploratory development (Pengembangan dengan penyelidikan)

Bertujuan untuk bekerja sama dengan klien untuk membangun sebuah sistem dari spesifikasi awal.

ü  Throw-away prototypin

Bertujuan untuk mengerti akan kebutuhan sistem. Dimulai dengan pemahanankebutuhan yang sangat minim, karena pada umumnya konsumen mendefinisikan sekumpulan tujuan secaraumum untuk software, tetapi tidak mengidentifikasikan secara detail mengenai input, proses dan output yang diperlukan

c)      Formal systems development, model sistem matematika yang secara formal diubah untuk di implementasikan

ü  Didasarkan pada perubahan bentuk spesifikasi matematika melalui representasi yang berbeda menjadi program executable.

ü  Perubahan bentuk bersifat ‘correctness-preserving’, sehingga secara lasung dapat menunjukkan bahwa program telah sesuai dengan spesifikasinya

d)     Reuse-based development, sistem dibangun dengan menggunakan komponen-komponen yang sudah ada

ü  Berdasarkan pada pendekatan pakai-ulang yang sistematik dimana sistem dintegrasikan dari komponen-komponen yang telah tersedia atau disebut COTS (Commercial-off-the-shelf) systems

ü  Tahapan proses :

• Component analysi

• Requirements modification

• System design with reuse

• Development and integration

ü Pendekatan ini menjadi sangat penting namun kajian dan pengalaman masih sangat terbatas

2)        Pengembangan Sistem Infornasi

Pengembangan sistem merupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada

Prinsip-prinsip pengembangan sistem, adalah :

1.Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen

2.Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar Maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini :

  • Semua alternatif yang ada harus diinvestigasikan
  • Investasi yang terbaik harus bernilai

3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik

4.Tahapan kerja dan tugas-tugas yang baru dilakukan dalam proses     pengembangan sistem

5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut

6. Jangan takut membatalkan proyek

7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem

Gambar Siklus Pengembanan Sistem Informasi

Pendekatan dalam pengembangan Sistem Informasi

a)      Pendekatan Klasik (classical approach) disebut juga dengan Pendekatan Tradisional (traditional approach) atau Pendekatan Konvensional (conventional approach). Metodologi Pendekatan Klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan pada System Life Cycle.

b)      Pendekatan terstruktur (Structured Approach)

Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik teknik yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.

c)      Dari Bawah Ke Atas (Bottom-up Approach)

Pendekatan ini dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan.

d)     Pendekatan Dari Atas Ke Bawah (Top-down Approach)

Pendekatan Dari Atas Ke Bawah (Top-down Approach) dimulai dari level atas organisasi, yaitu level perencanaan strategi.

e)      Pendekatan Sepotong (piecemeal approach)

Pengembangan yang menekankan pada suatu kegiatan/aplikasi tertentu tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tidak memperhatikan sasaran organisasi secara global (memperhatikan sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja).

f)       Pendekatan Sistem (systems approach)

Memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan/aplikasinya dan menekankan sasaran organisasi secara global.

g)      Pendekatan Sistem menyeluruh (total-system approach)

Pendekatan pengembangan sistem serentak secara menyeluruh, sehingga menjadi sulit untuk dikembangkan (ciri klasik).

h)      Pendekatan Moduler (modular approach)

Pendekatan dengan memecah sistem komplek menjadi modul yang sederhana, sehingga sistem lebih mudah dipahami dan dikembangkan, tepat waktu, mudah dipelihara (ciri terstruktur)

i)        Lompatan jauh (great loop approach)

Pendekatan yang menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih, sehingga mengandung resiko tinggi, terlalu mahal, sulit dikembangkan karena terlalu komplek.

j)        Pendekatan Berkembang (evolutionary approach)

Pendekatan yang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasiaplikasi yang memerlukan saja dan terus dikembangkan untuk periode berikutnya mengikuti kebutuhan dan teknologi yang ada

  1. 2.      Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan / konversi dari suatu sistem lama ke sistem baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi ! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkonvesrian sistem, dengan berbagai asusmsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi, jelaskan !

Kesalahan besar yang berakibat fatal bagi organisasi dalam kegiatan konversi dari satus sistem lama ke sistem baru bias disebabkan oleh beberapa faktor diantara sebagai berikut :

  1. Sistem yang dikembangkan tidak sesuai dengan keinginan pengguna.
  2. Adanya perilaku yang  cenderung menolak atau sulit menerima setiap perubahan system yanhg baru karena kurangnya infromasi kepada pengguna
  3. Tidak ada uji coba yang cukup terhadap system yang baru sehingga begitu timbul masalah system baru tidak bisa menanganinya.
  4. Tidak adanya dokumentasi sebelum melakukan konvesri data
  5. Kurangnya pelatihan kepada pengguna mengenai system  yang baru
  6. Perencanaan aktivitas implementasi tidak dipersiapkan dengan baik yang meliputi:

a)      Hardware, software and services acquisition

b)      Software development  or modification

c)      End user training

d)     System documentation

e)      Conversion methode : pilot project,  paralllel cut-over, phase-in cut over, direct cut over (plunge).

Untuk mencegah agar kesalahan tidak terjadi dalam konversi sistem lama ke sistem baru dilakaukan dengan cara sebagai berikut :

  1. Sistem yang dikembangkan harus  sesuai dengan kebutuhan dan keinginan pengguna.
  2. Pelatihan diberikan kepada para pengguna
  3. Melakukan uji coba system dengan segala kemungkinan yang terjadi dalam system yang baru.
  4. Dilakukan Documentasi, sehingga apabila terjadi kegagalan proses atau data yang tidak bisa dibaca bisa diketahui apa yang menjadi masalahnya dan bagaiamana pemecahannya.
  5. Pemilihan metoda konvesri sesuai dengan kondisi perusahaan, kemampuan perusahaan dan harapan pengguna.

Pendakatan pendekatan dalam konvesri sistem lam ke sistm baru, ada beberapa sebagai berikut :

(1)   Paralel cut over

Dalam pendekatan ini terjadi dual input atau dual proses dalam waktu tertentu sehingga biaya menjadi mahal, pada saat konvesri sistem lama dan sistem baru berjalan dengan melaui tahap sebelumnya berupa testing, training dan documentasi. Setelah sitem baru bisa dilaksanakan atau berjalan dengan baik diusahakan dalam waktu tertentu.

(2)   Direct cut over

Dalam konvesri sistem lama ke sistem baru sebelumya dilakukan testing, training dan documentasi sama seperti pendekatan yang lain. Dalam konversi sistem lama ke sistem baru dilakukan dengan cara langsung menggunakan sistem baru.

Kelemahan pendekatan ini diantaranya :

  • Ada kemungkinan fungsi yang tidak bisa diupakai dikemudian hari
  • Ada data yang tidak bisa dibaca

(3)   Phase in cut over

Sama seperti pendekatan lain dlama konvesri sistem lama ke sistem baru melalui proses testing, documentasi dan training dimana sisten baru bertahap mengganti sistem yang lama, tergantung kepada manajemen dengan kondisi yang dihadapi. Dengan melakukan percobaan di lokasi tertentu setalah dirasa cukup dan berhasil baru dicoba disemua tempat.

  1. 3.      Apa urgensi mantibility dari suatu software ? jelaskan !

Urengsi maintabilty dari suatu software bahwa perawatan software lebih mahal dari pengembangan software.

Aktivitas daru perawatan software adalh sebagai berikur :

  1. Corrective maintance sebesar 21 %, perawatan yang dimungkinkan pada waktu pengembangan tidak diketahu
  2. Adaptive manintance sebesar 25 %, ganti hardware
  3. Preventive sebesar 4 %, ganti apilkasi
  4. Perfecetive sebesar 50%, mengubah perawatan dengan perubahan software.

 

  1. 4.      Apa yang saudara ketahui tentang ERP (Enterprise Resource Planning) dan bagimana implementasinya sistem informasi yang berbasiskan ERP, Jelaskan !

Perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) adalah sistem berbasis komputer yang terintegrasi yang digunakan untuk mengelola sumber daya internal dan eksternal termasuk aset berwujud, sumber daya keuangan, bahan, dan sumber daya manusia. It is a software architecture whose purpose is to facilitate the flow of information between all business functions inside the boundaries of the organization and manage the connections to outside stakeholders. Ini merupakan arsitektur perangkat lunak yang bertujuan untuk memfasilitasi aliran informasi antara semua fungsi bisnis di dalam batas-batas organisasi dan mengelola koneksi ke stakeholder di luar. Built on a centralized database and normally utilizing a common computing platform, ERP systems consolidate all business operations into a uniform and enterprise wide system environment. [ 1 ] Dibangun pada database terpusat dan biasanya menggunakan platform komputasi yang umum, sistem ERP mengkonsolidasikan seluruh kegiatan usaha menjadi perusahaan sistem lingkungan yang luas dan seragam

Suatu sistem ERP dapat berada pada server terpusat atau akan didistribusikan ke seluruh unit perangkat keras dan perangkat lunak modular yang menyediakan “jasa” dan berkomunikasi pada jaringan area lokal . The distributed design allows a business to assemble modules from different vendors without the need for the placement of multiple copies of complex and expensive computer systems in areas which will not use their full capacity [ 2 ] . Desain didistribusikan memungkinkan bisnis untuk merakit modul dari vendor yang berbeda tanpa perlu untuk penempatan beberapa salinan sistem komputer mahal dan kompleks di daerah-daerah yang tidak akan menggunakan kapasitas penuh mereka

Aplikasi ERP pada berbagai bidang bisa dilihat sebagai berikut :

  • ManufacturingPabrik
  • Engineering, bills of material, scheduling, capacity, workflow management, quality control, cost management, manufacturing process, manufacturing projects, manufacturing flowRekayasa, kebutuhan material, penjadwalan, kapasitas, manajemen alur kerja, kontrol kualitas, manajemen biaya, proses manufaktur, proyek-proyek manufaktur, manufaktur aliran
  • Supply chain managementManajemen rantai suplai
  • Order to cash , inventory, order entry, purchasing, product configurator, supply chain planning, supplier scheduling, inspection of goods, claim processing, commission calculationUntuk kas , persediaan, order entry, pembelian, configurator produk, perencanaan rantai pasokan, penjadwalan pemasok, pemeriksaan barang, pemrosesan klaim, perhitungan komisi
  • FFinansial General ledger, cash management, accounts payable, accounts receivable, fixed assets buku Umum, manajemen kas, hutang, piutang, aktiva tetap
  • Project managementManajemen proyek
  • Costing, billing, time and expense, performance units, activity managementPenetapan biaya, penagihan, waktu dan biaya unit kinerja,, kegiatan pengelolaan  HSumber daya manusia
  • Sales and marketing, commissions, service, customer contact and call center supportPenjualan dan pemasaran, komisi, layanan, kontak pelanggan dan dukungan call center
  • DLayanan data
  • Various “self-service” interfaces for customers, suppliers, and/or employeeBerbagai “self-service” interface bagi pelanggan, pemasok, dan / atau karyawan
  • Access controlAkses kontrol
  • Management of user privileges for various processesManajemen hak pengguna untuk berbagai proses
  • Human resources, payroll, training, time and attendance, rostering, benefitsSumber Daya Manusia, penggajian, pelatihan, waktu dan kehadiran, penjadwalan, manfaat
  • Customer relationship managemManajemen hubungan pelanggan

Implementasi ERP pada perusahaan Businesses have a wide scope of applications and processes throughout their functional units; producing ERP software systems that are typically complex and usually impose significant changes on staff work practices. [ 13 ] Implementing ERP software is typically too complex for “in-house” skill, so it is desirable and highly advised to hire outside consultants who are professionally trained to implement these systems.

Bisnis memiliki lingkup aplikasi yang luas dan proses di seluruh unit fungsional mereka; memproduksi software ERP sistem yang biasanya rumit dan biasanya memberlakukan perubahan yang signifikan terhadap praktek kerja staf. Pelaksana software ERP biasanya terlalu rumit untuk “in-house” skill, sehingga diharapkan dan sangat disarankan untuk mempekerjakan konsultan luar yang secara profesional terlatih untuk menerapkan sistem ini. This is typically the most cost effective way. Ini biasanya merupakan cara yang paling efektif biaya. There are three types of services that may be employed for – Consulting, Customization, Support. [ 13 ] The length of time to implement an ERP system depends on the size of the business, the number of modules, the extent of customization, the scope of the change and the willingness of the customer to take ownership for the project. Ada tiga jenis layanan yang dapat digunakan untuk – Consulting, Customization, Dukungan. Lama waktu untuk menerapkan sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, jumlah modul, tingkat kustomisasi, ruang lingkup perubahan dan kesediaan pelanggan untuk mengambil kepemilikan untuk proyek. ERP systems are modular, so they don’t all need be implemented at once. ERP sistem modular, sehingga mereka tidak semua perlu dilaksanakan sekaligus. It can be divided into various stages, or phase-ins. Hal ini dapat dibagi ke dalam berbagai tahap, atau fase-in. The typical project is about 14 months and requires around 150 consultants. [ 14 ] A small project (eg, a company of less than 100 staff) can be planned and delivered within 3–9 months; however, a large, multi-site or multi-country implementation can take years. [ citation needed ] The length of the implementations is closely tied to the amount of customization desired. [ 14 ] Proyek khas adalah sekitar 14 bulan dan membutuhkan sekitar 150 konsultan. Sebuah proyek kecil (misalnya, sebuah perusahaan kurang dari 100 staf) dapat direncanakan dan disampaikan dalam 3-9 bulan, namun besar, multi-situs atau multi-negara dapat mengambil pelaksanaan tahun. Panjang implementasi terkait erat dengan jumlah penyesuaian yang diinginkan.

To implement ERP systems, companies often seek the help of an ERP vendor or of third-party consulting companies.            Untuk menerapkan sistem ERP, perusahaan sering mencari bantuan dari vendor ERP         atau pihak ketiga konsultasi perusahaan. These firms typically provide three areas of professional services: consulting; customization; and support. Perusahaan-perusahaan ini biasanya menyediakan tiga bidang layanan profesional: konsultasi, kustomisasi dan dukungan. The client organization can also employ independent program management , business analysis , change management , and UAT specialists to ensure their business requirements remain a priority during implementation. [ citation needed ] Organisasi klien juga dapat mempekerjakan independen pengelolaan program , analisis bisnis , manajemen perubahan , dan UAT spesialis untuk memastikan persyaratan bisnis mereka tetap prioritas selama implementasi.

Data migration is one of the most important activities in determining the success of an ERP implementaMigrasi data adalah salah satu kegiatan yang paling penting dalam menentukan keberhasilan sebuah implementasi ERP. Since many decisions must be made before migration, a significant amount of planning must occur. Karena banyak keputusan harus dibuat sebelum migrasi, sejumlah besar perencanaan harus terjadi. Unfortunately, data migration is the last activity before the production phase of an ERP implementation, and therefore receives minimal attention due to time constraints. Sayangnya, data migrasi adalah aktivitas terakhir sebelum tahap produksi sebuah implementasi ERP, dan karena itu menerima perhatian minim karena kendala waktu. The following are steps of a data migration strategy that can help with the success of an ERP implementation: [ 15 ] Berikut ini adalah langkah-langkah dari strategi migrasi data yang dapat membantu keberhasilan sebuah implementasi ERP:

  1. Identifying the data to be migrated Mengidentifikasi data yang akan pindah
  2. Determining the timing of data migration Menentukan waktu migrasi data
  3. Generating the data templates Membangkitkan data template
  4. Freezing the tools for data migration Pembekuan alat untuk migrasi data
  5. Deciding on migration related setups Memutuskan migrasi terkait setup
  6. Deciding on data archiving Menentukan pada data pengarsipan

Contoh implementasi Sistem Informasi yang menggunakn ERP pada perusahaan PT Jamu Puspo Internusa (JPI) merupakan perusahaan jamu berskala Usaha Kecil Menengah (UKM) yang pertama kali berhasil menerapkan Enterprise Resources Planning (ERP). Keputusan JPI untuk menerapkan ERP dilatarbelakangi oleh keinginan perusahaan untuk berubah menjadi lebih cepat dan akurat dalam pengambilan keputusan, serta menjadikan proses bisnis mereka lebih efisien. Investasi yang tidak sedikit ini dilakukan JPI mengingat sistem informasi yang ada dalam perusahaan yang ada sekarang sudah tidak lagi mendukung tujuan tuntutan bisnis terhadap pengembangan perusahaan dimasa depan. Dengan penerapan ERP data dari berbagai department akan terintegrasi dan dapat diakses secara real time, sehingga data dapat dimanfaatkan secara optimal dengan akurat. Sistem informasi yang dirancang juga diharapkan dapat diintegrasikan dengan supplier dan distributor perusahaan, dimaksudkan agar inventory dapat dikelola dengan lebih efisien lagi. Terintegrasinya sistem juga diharapkan meningkatkan koordinasi antar bagian di perusahaan serta menekan terjadinya misinformation yang selama ini sering terjadi, karena dokumentasi yang berbeda.

Keselarasan antara business process, people, and information technology

Dalam membentuk suatu sistem informasi yang dapat menjadi enabler bagi perusahaan, maka harus ada keselarasan antara business process, people, and information technology di dalamnya. Pada kasus JPI, perusahaan memahami benar pentingnya ketiga unsur tersebut di atas. Penerapan ERP yang mengikuti best practice dari vendor menuntut perusahaan untuk melakukan reengineering terhadap business process-nya. Penerapan ERP tersebut juga diikuti dengan change management terhadap unsur people dengan baik, tidak ada resistensi dari semua level perusahaan karena dari awal semua pihak telah dilibatkan dalam proyek. Karyawan bahkan dinilai oleh konsultan implementasinya, PT Inti Data Utama, mau bekerja keras untuk memenuhi target project penerapan ERP di JPI.

Metode pengembangan sistem

Pendekatan implementasi sistem informasi yang dilakukan oleh JPI adalah pendekatan big bang. Pendekatan ini dipilih karena perusahaan merasa perlu untuk secepatnya bertransformasi dan memenuhi kebutuhan konsumen. Resiko yang besar dalam penggunaan pendekatan ini diminimalisasi dengan berkomitmen penuh dan fokus pada proyek implementasi ERP yang baru. Karena perusahaan tidak melakukan kustomisasi dan kesadaran perusahaan untuk merubah proses bisnisnya menjadi lebih efisien, maka perusahaan melakukan reengineering mengacu pada best practise sesuai dengan ERP yang akan diterapkan. Hal ini, dirasa akan lebih mempercepat proses implementasi, hasilnya perusahaan dapat go live dalam waktu enam minggu (4 minggu implementasi dan 2 minggu untuk trouble shooting).

Pemanfaatan project management

Proyek implementasi ERP di JPI dilaksanakan dengan membentuk project team yang berisikan wakil-wakil dari manajemen, baik dari top level maupun manajemen di layer yang lebih rendah. Hal ini dimaksudkan untuk mengakomodasi dan menyelaraskan antara misi implementasi secara korporat dengan kebutuhan dari fungsi-fungsi yang ada di dalam perusahaan. Penunjukan PT Inti Data Utama sebagai konsultan implementasi yang berpengalaman dimaksudkan untuk memperlancar proses implementasi dan transfer knowledge pada perusahaan. Top management dari awal telah berkomitmen penuh dalam proyek pengembangan sistem informasi di JPI. Hal tersebut dibuktikan dengan melibatkan langsung top management dalam project. Kerjasama yang sangat baik ditunjukkan antara manajemen dan konsultan, sehingga keputusan dapat cepat dikeluarkan oleh management perusahaan apabila terjadi trouble dalam proses implementasi sistem baru.

Keselarasan antara company direction dan IS direction

Tantangan bisnis dalam industri jamu saat ini yang semakin tinggi menuntut perusahaan untuk lebih responsif terhadap perubahan dan keinginan pasar. Dengan sistem yang lama hal tersebut tidak dimungkinkan, karena terlalu banyak inefisiensi dalam bisnis proses perusahaan. Meskipun tergolong dalam skala UKM, JPI mengharapkan bahwa perusahaannya mampu bersaing dengan perusahaan-perusahaan lain yang skalanya lebih besar, baik di pasar lokal maupun di pasar global. Arah perkembangan perusahaan tersebut diyakini dapat dicapai melalui penerapan ERP. JPI memutuskan menggunakan SAP Business One sebagai solusi ERP perusahaan karena SAP Business One dirasa sesuai dengan skala perusahaan dan cukup reliable bagi perusahaan dalam mencapai tujuan pengembangan sistem informasinya.

Tantangan yang dihadapi oleh IS department

Sebelum penerapan ERP, perusahaan melakukan in-house development untuk mengembangkan sistem informasinya. Tetapi karena kurangnya pengalaman dan seringnya terjadi pergantian personel di IS department membuat proses pengembangan menjadi tersendat dan tidak pernah selesai. Hal tersebut mendorong perusahaan untuk membeli sistem dari luar perusahaan. Tantangan terbesar yang dihadapi IS department saat ini adalah memaksimalkan pemanfaatan sistem yang baru agar dapat menjadi enabler bagi perkembangan bisnis perusahaan di masa depan.

Kesimpulan

Keputusan PT Jamu Puspo Internusa untuk menerapkan SAP Business One terbukti berhasil dalam mencapai tujuan-tujuan pengembangan ERP. Perusahaan saat ini dapat merespon permintaan pelanggan dengan lebih cepat dan akurat, dan telah dapat memasarkan produk-produknya ke berbagai negara di Timur Tengah dan Asia Tenggara. Tidak hanya itu, melalui penerapan ERP perusahaan dapat melakukan efisiensi dan berbagai penghematan dalam operasionalnya. Hal terbaik dari penerapan ERP di PT Jamu Puspo Internusa yang dapat dipelajari adalah tentang pentingnya kesesuaian antara investasi IT dan kebutuhan perusahaan. Selain itu, komitmen yang penuh dari management dan kerjasama project team yang solid terbukti mampu memperlancar proses transformasi

Posted in Uncategorized | Comments Off on uat sim rudi setiawan

Hello world!

Welcome to Student.mb.ipb.ac.id Blogs. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging! Url your blog Student.mb.ipb.ac.id Blogs

Posted in Uncategorized | 1 Comment